Choisir une démarche générale de mise en place

La mise en place d'ORI-OAI dans l'établissement peut se faire suivant deux approches, selon la nature des besoins et selon l’obtention des moyens (avec phasage éventuel) pour réaliser le projet.

Dans la première approche, l'installation d'ORI-OAI répond à un besoin global dans le cadre d'un projet d'établissement. Tous les types de documents produits (ressources pédagogiques, articles de recherche, thèses, documents administratifs, ...) sont concernés par le projet. Une réflexion transversale doit donc être menée afin de définir les sous-projets constitutifs du projet global, et en prenant en compte dans la réflexion les spécificités de chacun d'eux.

Dans la seconde approche, l'installation d'ORI-OAI répond à un besoin précis (seulement un, voire deux types de documents doivent pouvoir être gérés) et clairement identifié, et ce dans un laps de temps relativement court. La réalisation du projet nécessite alors une action rapide, mais doit cependant s'inscrire dans une démarche à plus long terme. Dans cette optique, la réalisation d'un projet ponctuel peut servir de test en prévision d'une action plus globale telle que définie dans la première hypothèse.

Dans cette seconde approche, on peut distinguer encore deux façons d’aborder le projet :

un projet pilote, centré autour d'une composante de l'établissement (laboratoire, service...) et répondant à un besoin précis, clairement défini. Ce genre de projet permet à la fois de prendre en main l'outil ORI-OAI et d'évaluer concrètement les besoins organisationnels liés à un projet de référencement. Un projet pilote peut être une étape avant le lancement d'un projet global d'établissement, pour construire des compétences par exemple.
un projet centré sur un type de ressources : le projet n'est pas centré sur une composante, mais sur un type de ressources. Il s'agit donc d'un projet nécessitant une approche plus transversale, puisque le nombre de composantes impliquées est potentiellement plus nombreux. L'objectif reste de réaliser rapidement un projet d'une ampleur limité. Comme un projet pilote, un projet centré sur un type de ressources peut être une étape de prise en main et de défrichage avant le lancement d'un projet plus global.

Quelle que soit la démarche retenue, il est important de retenir que le projet doit s’intégrer au système d’information de l’établissement (SI). L'intégration d'ORI-OAI dans l'établissement s'exprime par la complémentarité avec les applications existantes : il ne s'agit pas de remplacer divers outils par un autre, mais bien d'utiliser l'existant pour faire fonctionner un nouvel outil. Par exemple:

les référentiels de l'établissement (tel que le LDAP…) sont utilisés par ORI-OAI,
de nouveaux référentiels peuvent voir le jour et il faut les intégrer au système d’information pour qu’ils puissent être utilisés dans d’autres applications,
les systèmes d'authentification et/ou de contrôle des accès (tel que CAS, Shibboleth…) servent également à l'authentification des utilisateurs et à l'accès aux ressources,
ORI-OAI est intégrable dans l'Environnement Numérique de Travail (ENT) de l'établissement, ce qui évite de désorienter les utilisateurs, qui ne seront de ce fait pas confrontés à une nouvelle interface de travail,
ORI-OAI est interopérable avec l'ensemble des briques du système d'information de l'établissement (telles que Moodle, GRAAL, HAL, les applications de la scolarité, etc…),
ORI-OAI peut devenir le référentiel des documents numériques du SI (plateforme pédagogique, moteur documentaire, sites web de communication…) quand toutes les fonctions de conservation, sur le long terme, sont garanties.