Retrouvez dans cette partie des illustrations de démarches de projet dans différents établissement :
Fiche projet de l'INSA de Lyon
Etapes
Actions
Durée
Acteurs
Publics
Réalisations et outils
Commentaires
1. Constitution d'une équipe de projet
Action 1
Compte-rendu de réunion
Réunir les acteurs et fédérer les compétences
Désigner un chef de projet
Mars 2006
Direction de la Formation
Service documentation
Chargé de mission TICE
Compte-rendu de réunion
profil de poste
Recrutement d'un chef de projet au sein de Doc'INSA, dans le cadre de la généralisation à tous les départements de l'INSA d'un projet initié par le département GMC en 2003
2. Etat des lieux
Action 1
Etudier des solutions / faire une veille sur les projets extérieurs
Mars 2006 – mars 2007
Chef de projet
Service documentation
Equipe de projet
Grille d'analyse comparative
Présentation de produits
Etude de l'existant en matière d'outils de production éditoriale (Chainédit, Scenarii, Science Active...)
Action 2
Analyser les existants et les besoins dans
l'établissement
Chef de projet
Service documentation
liste de l'existant
Recherche dans la base Loris des cours dont dispose le centre de documentation + référencement de ces ressources
Action 3
Analyser l'existant et les besoins
Nov 2006 – mars 2007
Chef de projet
Service documentation
Enseignants
Enquête, questionnaire
communication des résultats
Enquête auprès des enseignants avec des objectifs multiples :
informer sur le projet
interroger sur les modalités de production et de diffusion des ressources
recenser les besoins
recueillir les avis vis-à-vis du projet
3. Définition de la politique d'établissement et validation du projet
Action 1
Convaincre la direction de l'établissement
Mars 2007
Responsable du service documentation
Chef de projet
Directeur
Directeurs des départements
Directeurs des services concernés (TICE, formation, RH, ...)
Comité de Direction de la Formation
Conseil d'Etudes
Présentation
Compte-rendu de réunion
Présentation du projet et du principe des personnes relais (1 responsable RPN par département)
Action 2
Cadrer les objectifs et les responsabilités
Mars 2007
Responsable du service documentation
Chef de projet
Objectifs : 500 RPN en ligne
Responsabilités : désignation d'un responsable RPN / département
4. Etape des personnes relais
Action 1
Identifier les personnes relais
Mars – avril 2007
Chef de projet
Responsable du service documentation
Directeurs de départements
Rencontres avec chaque directeur de département pour désigner un responsable RPN par département
Action 2
Former les personnes relais
Avril – juin 2007
Chef de projet
Service documentation
Personnes relais
Rencontre avec les personnes-relais : sensibilisation aux aspects juridiques de l'édition numérique (???) entre autre
5. Définition d'une politique de sensibilisation des chercheurs
Action 1
Communiquer vers la communauté enseignante
Chef de projet
Responsable du service documentation
Enseignants
Mail envoyé par la direction de la formation
Information concernant le lancement du projet
Réunions sur le sujet dans les départements
Action 2
Alimenter la base
Service de documentation
Chef de projet
Centre de ressources informatiques
Utilisateurs de la base
Interface dynamique pour la chaîne de traitement des ressources récupérées
Alimentation de la base par le personnel de la documentation, assisté d'un informaticien
Remarque relative à l'installation d'ORI-OAI pour les RPN à l'INSA de Lyon :
Bien que les attentes concernant cet outil soient fortes, ORI-OAI n'a pas encore été mis en production, l'INSA attendant que le produit soit davantage avancé pour l'adopter. En effet, il a été jugé préférable que toutes les fonctionnalités nécessaires soient développées pour intégrer l'outil. Il serait aussi intéressant de pouvoir disposer d'un informaticien qui s'occupe de l'installation, de la maintenance et du paramétrage de l'outil : c'est donc également par manque de ressource humaine que l'INSA ne s'est pas encore doté d'ORI-OAI.
Cependant, un dispositif a été mis en place afin que le passage à ORI-OAI puisse se faire dans les meilleures conditions possibles. L'indexation des ressources se fait donc avec l'outil actuel (Loris) en UNIMARC. Toutefois, des champs du LOM et des champs descriptifs spécifiques aux usages de l'INSA ont été rajoutés. De plus, un mapping permettant de passer de l'UNIMARC au LOM a été réalisé, ce qui permettra à terme d'exporter les notices de Loris vers ORI-OAI.
Fiche projet et cahier des charges de l'Université de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis (UVHC)
Fiche projet Ressources Pédagogiques Numériques
Volonté politique :
Historiquement, collaboration entre le Service Informatique (SI ; devenu DSI depuis) et le SCD dans le cadre d'une démarche d'urbanisation du système d'information de l'UVHC :
- en 2003-2004, ré-informatisation du système d'information documentaire (synergie portail / GED / ENT) ;
- en 2005, préparation du volet documentaire du contrat quadriennal (aspects ressources numériques notamment) ;
- …
Inscription des ressources numériques dans différentes démarches de l'établissement :
- contrat quadriennaux (2006-2009 ; 2010-2013) ;
- système global d'information.
Membre de l'UNR Nord-Pas de Calais.
Projet UNR : Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques (ouvert le 13 décembre 2011).
Communication :
Cellule TICE et SCD en lien avec les enseignants.
Cellule formation des usagers du SCD (étudiants).
AG du SCD.
Campagne de communication à plus grande échelle, démarré au sein de l’établissement.
Groupe de travail RPN (aspects fonctionnels et techniques) : SCD + DSI + Cellule TICE.
Réunions (initialement mensuelles).
Découpage en 4 phases (I à IV).
Situation au mois de septembre 2012 :
moissonneur et moteur de recherche (dans l'ENT) opérationnels (I) ;
chaînes de publication (workflows) opérationnels (III) ;
un premier volume de ressources référencé ;
signalement des ressources dans le Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques de l'UNR ;
communication grande échelle en cours auprès des responsables de composantes et des enseignants de l'université (IV).
Fiche projet Thèses électroniques
Volonté politique :
Inscription des thèses numériques dans différentes démarches de l'établissement :
- contrat quadriennal ;
- système global d'information ;
- système d’information documentaire ;
- système d’information recherche.
Le site des thèses constitue la première brique de l’archive institutionnelle.
Pilotage : Service Commun de la Documentation.
Communication :
Service Commun de la Documentation, en collaboration avec la Direction des Systèmes d’Information.
Comité de pilotage :
- vice-président Recherche et Etudes Doctorales ;
- directeur du Bureau des Etudes Doctorales;
- directeur de la Direction des Systèmes d’Information ;
- directrice du Service Commun de la Documentation.
Diffusion du cahier des charges fonctionnel via les listes Star, le site wiki.ori-oai.org (voir ci-dessous).
Interventions en commission recherche, CS, CA.
Présentations en AG du SCD.
Sensibilisation des doctorants au dépôt électronique par le biais d’un module de formation spécifique, donnant lieu à crédits.
Communication à propos du site THEOREME :
- phase 1 : communication à l’échelle de l’université ;
- phase 2 : communication à plus grande échelle qui interviendra dans un second temps (supports imprimés, intégration aux TD de méthodologie documentaire pour les masters).
Organisation du travail :
Groupe de travail : SCD (1 conservateur) + DSI (aspects fonctionnels et techniques ; 1 développeur, 1 ingénieur d’études en ingénierie documentaire).
Réunions fréquentes.
Découpage en 3 phases :
- mise en place du workflow ORI-OAI ;
- conception d’un site internet dédié, “THEOREME” (THEses, Open access, REcherche, MEmoires), s’appuyant sur le moteur de recherche ORI-OAI : accès à l’ensemble des fiches descriptives sans authentification, accès au texte intégral de la thèse fonction des droits de diffusion associés à la thèse ;
- intégration des thèses dans le moteur de recherche ORI-OAI déjà présent dans l'ENT pour les RPN (voir fiche projet précédente).
Au mois de juillet 2012 :
workflow ORI-OAI opérationnel (cycle mise à jour après archivage, gestion des versions de diffusion, gestion des restrictions de diffusion, exports vers Star) ;
THEOREME opérationnel (interface de consultation sans authentification) ;
intégration dans l'ENT prévue pour la rentrée 2012.
Cahier des charges "Gérer les thèses de doctorat avec ORI-OAI"
Le cahier des charges établi par le SCD de l'Université de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis pour la gestion du dépôt électronique des thèses de doctorat est en ligne ici.
Fiche projet de l'Université d'Artois
Fiche projet Ressources Pédagogiques Numériques
Volonté politique :
2006 : Projet de développement de la publication des ressources pédagogiques numériques (RPN).
2008 : Validation du workflow (circuit de référencement) par les instances universitaires.
2009 : Inscription au contrat quadriennal de l’université et notamment dans les objectifs du SCD.
2011 : Mise en ligne et affichage de ressources pédagogiques dans le portail UNR ; dans l'ENT et le portail documentaire de l'université.
Membre de l'UNR Nord-Pas de Calais.
Projet UNR : Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques (ouvert le 13 décembre 2011).
Communication :
Cellule TICE et SCD en lien avec les enseignants.
Centre de Ressources en Langues de l'université qui développe ce type de supports d'enseignement ;
Autres vecteurs qui restent à trouver et à développer.
Organisation du travail :
Groupe de travail RPN "Ressources Pédagogiques Numériques" (aspects fonctionnels et techniques) :
SCD + TICE.
Réunions trimestrielles depuis décembre 2007.
Situation au mois de septembre 2012 :
workflow ORI-OAI opérationnel ;
un premier volume de ressources référencé ;
signalement des ressources dans le Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques de l'UNR ;
signalement dans l’ENT et dans le portail documentaire de l'université prévu courant 2013/2014.