Introduction

Nuxeo utilise deux types d'espaces :

• Les espaces de travail
• Les sections

Espace de travail

Un espace de travail, comme son nom l'indique, est un espace où l'on va pouvoir travailler sur les documents.

On va pouvoir y déposer des documents, les versionner, les annoter, les publier, etc.

Même si un espace de travail peut être limité en accès à une seule personne, en général, il permet le travail collaboratif d'un ensemble, limité en nombre, de personnes.

Note : Les espaces de travail peuvent contenir des espaces de travail ce qui revient à constituer un arbre d'espaces de travail.

Section

Là, le nom est beaucoup moins clair, et dans la suite de ce document je parlerai d'espace de publication.

Le but d'un espace de publication est de donner accès en lecture à des documents. Le nombre de personnes cibles est potentiellement beaucoup plus important que dans un espace de travail.

Contrairement à un espace de travail, on ne va pas modifier un document depuis un espace de publication.

Pour être tout à fait exact, on ne trouve pas, dans un espace de publication, un document. On y trouve un pointeur vers une version d'un document qui se trouve dans un espace de travail.

Ceci permet d'avoir, par exemple, deux pointeurs, dans deux espaces de publication distincts, pointant vers une même version d'un document. Le document est alors accessible en lecture par les deux populations autorisées sur les deux espaces de publication.

Note : Les espaces de publication peuvent contenir des espaces de publication ce qui revient à constituer un arbre d'espaces de publication.

Exemple

Prenons le cas d'une note de service devant être diffusée aux personnels et aux étudiants.

On imagine qu'un chef de service à le droit de travailler dans un espace de travail qui se nomme « notes de service ». Il va y concevoir sa note de service. Il va aussi en faire une version (ou archive, ce qui lui permettra plus tard de revenir sur son document sans impacter la version publiée). Il va ensuite publier cette version en la déposant dans les espaces de publication de nom « personnels » et « étudiants ».

Note : En fonction de ses droits, un utilisateur peut ou pas publier une version. Il peut aussi n'avoir le droit que de soumettre une publication qui devra être validée par une tierce personne. Pour des questions de lisibilité nous n'introduisons pas ces notions ici.

Besoin de nommage

Remarques

Nous voyons qu'il y a un besoin fonctionnel fort à bien nommer ces différents espaces.

Ce document a pour but de donner quelques pistes de réflexion. Néanmoins, notre expérience est faible sur le sujet. Ce document est donc très largement amendable et n'est là qu'à titre indicatif.

Néanmoins, nuxeo utilise en interne une notion d'ID pour les documents et les versions des documents. C'est cet ID qui est utilisé dans le cadre du référencement ORI-OAI. Il est donc particulièrement utile de noter que cet ID ne change pas si l'on change le nom de l'espace de travail ou de publication du document. De même, si l'on change totalement l'arborescence des espaces de travail et de publication l'ID restera le même. Ceci garanti que si la réflexion sur le nommage est à repenser dans le temps, par exemple quand le nombre de documents aura augmenté de façon significative, alors les référencements seront toujours valides.

Nommage des espaces de travail

Approche structurelle

Une première approche consiste à avoir un découpage structurel. L'arbre des espaces de travail reprend l'arbre des structures de l'établissement :

Cette approche est intéressante dans la mesure où elle permet de facilement déléguer la gestion des droits d'accès. Elle est néanmoins limitée dans la mesure où elle permet difficilement le travail en mode projet dont les membres sont répartis dans différentes structures.

Approche projet

Une seconde approche (sans doute complémentaire à la première) consiste à avoir un découpage par projet. L'arbre des espaces de travail reprend la liste des projets en cours (peut-être eux mêmes classés par catégories de projets pour des questions de lisibilité) :

Cette approche est intéressante dans la mesure où elle permet le travail en mode projet dont les membres sont répartis dans différentes structures. Il peut aussi favoriser le travail collaboratif et encourager l'utilisation d'outils nuxeo comme les forums, archive mail ou wiki (attention néanmoins à les réserver comme outils en support du travail collaboratif et ne pas vouloir concurrencer des outils institutionnels déjà en place qui peuvent avoir un autre usage).

La délégation des droits est moins facile car la création d'une arborescence des projets n'est pas évidente. On peut très bien imaginer une arborescence à un seul niveau ou tous les projets sont au même niveau. Un groupe d'administrateurs créent les projets. Les utilisateurs ne voient que les projets sur lesquelles ils sont habilités.

Nommage des espaces de publication

Limitations

Comme expliqué en introduction, les espaces de publication sont un moyen puissant de donner accès à un document, en consultation, à un grand nombre de personnes.

Si c'est un moyen pratique pour donner un droit d'accès physique à une ressource l'ergonomie reste celle de nuxeo. En effet, si on peut imaginer former des utilisateurs à nuxeo, il faut garder des outils simples pour le plus grand nombre, notamment si on permet un accès public via internet. Nous imaginons donc que le but final n'est pas que l'utilisateur navigue dans les espaces de publication nuxeo mais qu'il puisse accéder à des documents contenus dans ces espaces en utilisant un autre moyen.

Exemple :

• Aujourd'hui
  • Moteur de recherche ORI-OAI
  • Via un mail d'information (utilisation de la fonctionnalité de notification de nuxeo)
• Demain
  • Depuis un tableau de bord dans son ENT
  • Depuis un site Web dédié utilisant le moteur de rendu nuxeo (WebEngine)
  • Depuis un outil tiers utilisant des ressources nuxeo (Moodle, CMS, etc.)

Cette remarque me semble importante car elle relative (ou au moins oriente) le besoin de nommage des espaces de publication. De plus, si encore aujourd'hui, nous utilisons les espaces de publication comme un moyen offert à l'utilisateur de retrouver un document, ce moyen devrait tendre à disparaître dans le temps.

Approche par populations cibles

Cette approche consiste à avoir un découpage par grandes populations destinataires des documents :

Cette approche est celle qui est aujourd'hui la plus naturelle dans la mesure où l'on ne dispose pas encore de beaucoup d'outils tiers pour « montrer » les documents publiés depuis nuxeo.

Approche usages

Cette approche (sans doute complémentaire à la première) consiste à avoir un découpage par les usages qui vont être fait du document par des applications tierces.

Exemple :

• Est-ce que ce document devra être vu dans Moodle ? --> espace de publication « Moodle »
  • Si oui par quelle population d'utilisateurs Moodle --> espace de publication « Moodle > Ufr Droit »
• Etc.