Etapes

Actions

Durée

Acteurs

Publics

Réalisations et outils

Commentaires

1. Constitution d'une équipe de projet

Action 1
Compte-rendu de réunion
Réunir les acteurs et fédérer les compétences
Désigner un chef de projet

Mars 2006

Direction de la Formation
Service documentation
Chargé de mission TICE

• Compte-rendu de réunion
  
• profil de poste

Recrutement d'un chef de projet au sein de Doc'INSA, dans le cadre de la généralisation à tous les départements de l'INSA d'un projet initié par le département GMC en 2003

2. Etat des lieux

Action 1
Etudier des solutions / faire une veille sur les projets extérieurs

Mars 2006 – mars 2007

Chef de projet
Service documentation

Equipe de projet

• Grille d'analyse comparative
  
• Présentation de produits

Etude de l'existant en matière d'outils de production éditoriale (Chainédit, Scenarii, Science Active...)

Action 2
Analyser les existants et les besoins dans
l'établissement

Chef de projet
Service documentation

• liste de l'existant

Recherche dans la base Loris des cours dont dispose le centre de documentation + référencement de ces ressources

Action 3
Analyser l'existant et les besoins

Nov 2006 – mars 2007

Chef de projet
Service documentation

Enseignants

• Enquête, questionnaire
  
• communication des résultats

Enquête auprès des enseignants avec des objectifs multiples :

• informer sur le projet
  
• interroger sur les modalités de production et de diffusion des ressources
  
• recenser les besoins
  
• recueillir les avis vis-à-vis du projet

3. Définition de la politique d'établissement et validation du projet

Action 1
Convaincre la direction de l'établissement

Mars 2007

Responsable du service documentation
Chef de projet

Directeur
Directeurs des départements
Directeurs des services concernés (TICE, formation, RH, ...)
Comité de Direction de la Formation
Conseil d'Etudes

Présentation
Compte-rendu de réunion

Présentation du projet et du principe des personnes relais (1 responsable RPN par département)

Action 2
Cadrer les objectifs et les responsabilités

Mars 2007

Responsable du service documentation
Chef de projet

Objectifs : 500 RPN en ligne
Responsabilités : désignation d'un responsable RPN / département

4. Etape des personnes relais

Action 1
Identifier les personnes relais

Mars – avril 2007

Chef de projet
Responsable du service documentation

Directeurs de départements

Rencontres avec chaque directeur de département pour désigner un responsable RPN par département

Action 2
Former les personnes relais

Avril – juin 2007

Chef de projet
Service documentation

Personnes relais

Rencontre avec les personnes-relais : sensibilisation aux aspects juridiques de l'édition numérique (???) entre autre

5. Définition d'une politique de sensibilisation des chercheurs

Action 1
Communiquer vers la communauté enseignante

Chef de projet
Responsable du service documentation

Enseignants

Mail envoyé par la direction de la formation

Information concernant le lancement du projet
Réunions sur le sujet dans les départements

Action 2
Alimenter la base

Service de documentation
Chef de projet
Centre de ressources informatiques

Utilisateurs de la base

Interface dynamique pour la chaîne de traitement des ressources récupérées

Alimentation de la base par le personnel de la documentation, assisté d'un informaticien

Volonté politique :

Historiquement, collaboration entre le Service Informatique (SI ; devenu DSI depuis) et le SCD dans le cadre d'une démarche d'urbanisation du système d'information de l'UVHC :
- en 2003-2004, ré-informatisation du système d'information documentaire (synergie portail / GED / ENT) ;
- en 2005, préparation du volet documentaire du contrat quadriennal (aspects ressources numériques notamment) ;
- …

Inscription des ressources numériques dans différentes démarches de l'établissement :
- contrat quadriennaux (2006-2009 ; 2010-2013) ;
- système global d'information.

Membre de l'UNR Nord-Pas de Calais.
Projet UNR : Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques (ouvert le 13 décembre 2011).

Communication :

Cellule TICE et SCD en lien avec les enseignants.
Cellule formation des usagers du SCD (étudiants).
AG du SCD.

Campagne de communication à plus grande échelle, démarré au sein de l’établissement.

Retours d'expérience (ORI-OAI Day, Université Vivaldi, Formations ORI-OAI, ENSSIB, …)

Organisation du travail :

Groupe de travail RPN (aspects fonctionnels et techniques) : SCD + DSI + Cellule TICE.
Réunions (initialement mensuelles).
Découpage en 4 phases (I à IV).

Situation au mois de septembre 2012 :

• moissonneur et moteur de recherche (dans l'ENT) opérationnels (I) ;
  
• chaînes de publication (workflows) opérationnels (III) ;
• un premier volume de ressources référencé ;
• signalement des ressources dans le Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques de l'UNR ;
• communication grande échelle en cours auprès des responsables de composantes et des enseignants de l'université (IV).

Volonté politique :

Inscription des thèses numériques dans différentes démarches de l'établissement :
- contrat quadriennal ;
- système global d'information ;
- système d’information documentaire ;
- système d’information recherche.

Le site des thèses constitue la première brique de l’archive institutionnelle.
Pilotage : Service Commun de la Documentation.

Communication :

Service Commun de la Documentation, en collaboration avec la Direction des Systèmes d’Information.
Comité de pilotage :
- vice-président Recherche et Etudes Doctorales ;
- directeur du Bureau des Etudes Doctorales;
- directeur de la Direction des Systèmes d’Information ;
- directrice du Service Commun de la Documentation.

Diffusion du cahier des charges fonctionnel via les listes Star, le site wiki.ori-oai.org (voir ci-dessous).

Interventions en commission recherche, CS, CA.
Présentations en AG du SCD.
Sensibilisation des doctorants au dépôt électronique par le biais d’un module de formation spécifique, donnant lieu à crédits.

Communication à propos du site THEOREME :
- phase 1 : communication à l’échelle de l’université ;
- phase 2 : communication à plus grande échelle qui interviendra dans un second temps (supports imprimés, intégration aux TD de méthodologie documentaire pour les masters).

Organisation du travail :

Groupe de travail : SCD (1 conservateur) + DSI (aspects fonctionnels et techniques ; 1 développeur, 1 ingénieur d’études en ingénierie documentaire).
Réunions fréquentes.
Découpage en 3 phases :
- mise en place du workflow ORI-OAI ;
- conception d’un site internet dédié, “THEOREME” (THEses, Open access, REcherche, MEmoires), s’appuyant sur le moteur de recherche ORI-OAI : accès à l’ensemble des fiches descriptives sans authentification, accès au texte intégral de la thèse fonction des droits de diffusion associés à la thèse ;
- intégration des thèses dans le moteur de recherche ORI-OAI déjà présent dans l'ENT pour les RPN (voir fiche projet précédente).

Au mois de juillet 2012 :

• workflow ORI-OAI opérationnel (cycle mise à jour après archivage, gestion des versions de diffusion, gestion des restrictions de diffusion, exports vers Star) ;
  
• THEOREME opérationnel (interface de consultation sans authentification) ;
  
• intégration dans l'ENT prévue pour la rentrée 2012.

Volonté politique :

2006 : Projet de développement de la publication des ressources pédagogiques numériques (RPN).
2008 : Validation du workflow (circuit de référencement) par les instances universitaires.
2009 : Inscription au contrat quadriennal de l’université et notamment dans les objectifs du SCD.
2011 : Mise en ligne et affichage de ressources pédagogiques dans le portail UNR ; dans l'ENT et le portail documentaire de l'université.

Membre de l'UNR Nord-Pas de Calais.
Projet UNR : Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques (ouvert le 13 décembre 2011).

Communication :

Cellule TICE et SCD en lien avec les enseignants.
Centre de Ressources en Langues de l'université qui développe ce type de supports d'enseignement ;
Autres vecteurs qui restent à trouver et à développer.

Organisation du travail :

Groupe de travail RPN "Ressources Pédagogiques Numériques" (aspects fonctionnels et techniques) :
SCD + TICE.
Réunions trimestrielles depuis décembre 2007.

Situation au mois de septembre 2012 :

• workflow ORI-OAI opérationnel ;
  
• un premier volume de ressources référencé ;
• signalement des ressources dans le Portail Régional des Ressources Pédagogiques Numériques de l'UNR ;
• signalement dans l’ENT et dans le portail documentaire de l'université prévu courant 2013/2014.