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Une bonne communication autour du projet est essentielle à la bonne marche de celui-ci. Cette communication doit se faire à trois niveaux différents.
- auprès des utilisateurs : tout au long du projet, que ce soit lors de l'enquête des besoins, pendant les phases de travail et sur les résultats, les utilisateurs potentiels d'ORI-OAI doivent être consultés et informés des avancées et des orientations du projet.
- auprès des instances internes de l'établissement : suivant l'ampleur et les caractéristiques du projet, différentes instances de l'établissement doivent également être consultées et informées des avancées et orientations du projet. Ces instances peuvent généralement servir de lien entre l'équipe de projet et les utilisateurs finaux. Il s'agit par exemple du conseil des études pour les ressources pédagogiques numériques, des directions scientifiques et de la recherche pour les archives ouvertes, des mêmes plus le département des écoles doctorales pour les thèses, etc…
- auprès de la communauté : afin de profiter des retours d'expérience en provenance d'autres établissements et des connaissances techniques et fonctionnelles des membres de la communauté, il peut être intéressant de tenir l'équipe projet ORI-OAI informée de l'avancée du projet de l'établissement et de participer aux échanges ayant lieu sur les différentes listes de diffusion du projet (voir la page « Utilisateurs > Communauté » du consacrée à la communauté sur le site du projet, http://www.ori-oai.org).
Organisation du travail
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S'agissant d'un projet concernant l'ensemble de l'établissement, il est nécessaire de mettre en place un groupe de travail transversal impliquant tous les acteurs du projet, et de ce fait tous les services / directions concernés (direction des systèmes d'information, service de documentation, service TICE, direction des études, etc...).
Afin d'illustrer les propos tenus ci-dessus, une présentation des éléments nécessaires à une démarche de projet de gestion des documents numériques est annexée à ce support (Annexe 1) disponible sur ce site, avec comme exemple celui de l'INSA de Lyon (plusieurs projets distincts concernant les différentes typologies documentaires; l'exemple présenté est celui de la mise en place de la gestion des ressources pédagogiques numériques).
D'autres exemples permettent de rendre compte de la variété des situations possibles, en fonction du contexte et de la nature du projet (voir Annexe 2).